Tämä on suppea esitys väitöskirjan painatukseen ja väittelemiseen liittyvistä muodollisuuksista ja toimista. Oppaassa havaituista puutteista ja tapahtuneista muutoksista pyydetään ilmoittamaan fysiikan laitoksen toimistoon. Alkuperäisen oppaan ovat v. 1985 kirjoittaneet Airi Kontio ja Matti Leino, ja sitä ovat sen jälkeen päivittäneet useat eri henkilöt (lista viimeaikaisista päivityksistä tiedoston lopussa). Opas on tarkoitettu fysiikan laitoksen omaan käyttöön. Kopiointi muihin tarkoituksiin kielletään.
Ohjeita löytyy myös yliopiston tiedotuksen www-sivulta "Ohjeet väittelijälle", osoitteesta: ohjeet väittelijälle (englanniksi En route to the doctorate ).
Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan kotisivulla on paljon ohjeita väittelijöille. Englanninkieliset ohjeet löytyvät tästä .
Ensiksi on hyvä pohtia, tekeekö monografian vai nippuväitöskirjan. Mahdollisimman aikaisin kannattaa ruveta kirjoittamaan, vaikkapa hyvinkin alustavaa versiota. Aloittaminen on tässäkin vaikeaa, mutta sen jälkeen asia eteneekin vääjäämättä. Liian tarkkojen ja yksityiskohtaisten muistiinpanojen tekeminen koetilanteista yms. on mahdotonta! Triviaalikin asia unohtuu pian.
Huolehdi myös ensi tilassa tarvittavien pää- ja sivuaineiden suorituksista, sillä väitöstilaisuutta ei saa järjestää, ellei opintokokonaisuusmerkintää ole annettu.
- Sovi väitöskirjan rakenteesta työn valvojan / ohjaajan kanssa.
- Kirjoita ensimmäinen versio.
- Neuvottele valvojan / ohjaajan kanssa, laadi esitarkastajille menevä versio.
- Selvitä, ketkä ovat esitarkastajina, allekirjoita osaltasi esitys esitarkastajista (kaavake toimistosta) ja varmista, että esitys menee tiedekunnan kokoukseen. Fysiikan laitoksella on sellainen käytäntö, että ainakin toisen esitarkastajan täytyy olla Helsingin yliopiston ulkopuolelta eikä hänellä saa olla mitään taloudellista kytkentää meidän yliopistoomme.
- Ota kopiot käsikirjoituksesta esitarkastajia ja vastaväittäjää varten.
- Sovi esitarkastajien kanssa tarkastamisen aikataulusta.
Nippuväitöskirjan tapauksessa on lehdiltä, joissa alkuperäisartikkeli on julkaistu, pyydettävä hyvissä ajoin lupa artikkelien painamiseen väitöskirjan osana. (Joidenkin lehtien copyright -kaavakkeessa tämä lupa annetaan automaattisesti.)
PAINATUS
Mieti jo tässä vaiheessa, missä väitöskirja painetaan ja miten: suorakuvaus, filmi vai elektroninen vaihtoehto, mikä koko (yleensä B5), yms. ja ota selvää painatusaikataulusta ja kustannuksista. Yliopistopaino on suositeltava: kokenut ja luotettava. Yliopistopainossa väitöskirjojen painatukseen liittyviä asioita hoitaa Kimmo Jokinen, puh. 7010 2328, kimmo.jokinen@yliopistopaino.fi, ja Hannele Kauranne, puh. 7010 2320 tai 0400 618 439, sähköpostiosoite HKa@yopaino.helsinki.fi (Teollisuuskadun toimipiste, keskus puh. 701 0230, yliopiston sisältä 44 463 tai 44 464). Kiireellisinä aikoina varaudu noin neljän viikon painatusaikaan. Erikoistapauksissa painatus voi sujua kahdessakin viikossa, mutta se edellyttää aikaista yhteydenottoa yliopistopainoon, jolloin materiaali käydään lävitse.
Painatuksen voi hoitaa myös jossakin muussa pikapainossa.
Syksyllä 1999 tuli mahdolliseksi tehdä väitöskirjasta myös ns. elektroninen versio, jonka Helsingin yliopiston kirjasto asettaa julkaisupankkiin ( ethesis ) Internetiin. Ohjeita elektronisen väitöskirjan tekemisestä löytyy yllä olevasta osoitteesta, s-posti; e-thesis@helsinki.fi ). Elektronisen väitöskirjan tekeminen mahdollistaa pienemmän painoksen painetusta väitöskirjasta (ks. ohjeita ). Elektronisen väitöskirjan ISBN-tunnus painetaan - muodossa ISBN XXX-XXX-XXXX-X (pdf-version) - myös väitöskirjan takakanteen ja ns. nimiölehden kääntöpuolelle yhdessä nidoksen ISBN-tunnuksen ja sarjan ISSN-tunnuksen kanssa. Amanuenssi Tom Sundius antaa ISBN-tunnuksia fysiikan laitoksen raporttisarjaa ja geofysiikan raporttisarjaa varten.
Väitöstapahtuman tietojen syöttämisestä yliopiston tapahtumakalenteriin on ohjeita.
Pidä huoli, että tarvittavat kuvat ovat ajoissa valmiit. Neuvottele kirjapainon kanssa kuvien viimeistelytyöstä, jollet tee layoutia itse. Yliopistopainossa kuvat voidaan pienentää sopivaan kokoon ja sopia mahdollisimman selvästä ja kauniista asemoinnista. Nippuväitöskirjan ollessa kyseessä kirjapaino voi haluta kuvista originaalit, sillä artikkelista otetuissa kopioissa/kamerakuvissa harmaansävykuvien laatu on huono.
Ellet painata väitöskirjaasi jonkin muun tutkimuslaitoksen sarjassa, se kannattaa painattaa fysiikan laitoksen raporttisarjassa, Report Series in Physics, sillä tieto sarjassa painetusta väitöskirjastasi menee tarkoituksenmukaisesti eri tietokantoihin.
Jos painatat väitöskirjasi fysiikan laitoksen raporttisarjassa, ota amanuenssi Tom Sundiukselta (puh. 191 50672, tom.sundius@helsinki.fi ) selvää, mikä on väitöskirjan
-- ISSN-tunnus (sarjan tunnus)
-- ISBN-tunnus (painetun väitöskirjan tunnus)
-- ISBN-tunnus (elektronisen väitöskirjan tunnus)
-- Fysiikan laitoksen raporttisarjan numero HU-P-Dxy
-- Harkitse tarkkaan, kannattaako erillisiä tiivistelmäosia nippuväitöskirjan tapauksessa teettää lainkaan.
-- Harkitse tarkkaan, kuinka monta kappaletta kirjaa teetät.
Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan kansliasta sinulle lähetetään tarkat ohjeet väitöskirjojen virallisesta jakelusta. Jotta voit ajoissa päättää, kuinka monta kappaletta väitöskirjaasi teetät, on seuraavassa kerrottu kuinka monta ja minne väitöskirjojasi yliopistolla jaetaan. Mikäli teet väitöskirjastasi myös elektronisen version, katso ohjeita , joista selviää, kuinka monta kappaletta väitöskirjoja tarvitaan ns. yleiseen viralliseen jakeluun. (Hyvä on myös neuvotella jonkun vasta väitelleen henkilön kanssa tarvittavasta painosmäärästä.)
Virallisen jakelun vaatimat kappaleet. Kun väitöskirja julkaistaan myös elektronisena, viralliseen jakeluun tarvitaan yliopiston kirjastoon 6 kpl täydellistä, perusjakeluun 23 kpl täydellistä ja 7 yhteenveto-osuutta, kuten edellä olevasta ohje-linkistä selviää. Yksinkertaisinta on toimittaa kaikki nuo viralliseen jakeluun menevät väitöskirjat täydellisinä. Tom Sundiukselle toimitetaan 2 kpl täydellisiä väitöskirjoja. Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan uusien ohjeiden mukaan väittelijä toimittaa 2 kpl väitöskirjoja Kumpulan tiedekirjastoon.
Ellei elektronista versiota väitöskirjasta tehdä, yliopistolle menee 90 kpl väitöskirjoja (joista nippuväitöskirjan tapauksessa tulee olla 30 täydellistä versiota ja 60 tiivistelmäosaa). Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta lähettää väittelijälle painatusluvan myöntämisen jälkeen tarkemmat ohjeet, joista selviää miten jakelu suoritetaan. Sekä tiedekunta että yliopiston ylivahtimestari (puh. 191 22336) avustavat aikanaan jakelussa. Tiedekunnan kansliaan toimitetaan 2 kpl väitöskirjaa (artikkeliväitöskirjasta yhteenveto-osia, mahdollista lainausta varten). Kumpulan tiedekirjastoon toimitetaan 2 kpl väitöskirjoja. Tom Sundiukselle toimitetaan täydellisiä väitöskirjoja 2 kpl. Väitöskirjoja tarvitaan "viralliseen" jakeluun siis 97. (Fysiikan laitoksen professorit ovat mukana yliopiston listalla eli 90 kpl:ssa.) Fysiikan laitoksen kansliaan toimitetaan myös muutamia väitöskirjoja.
Muut tarvittavat kappaleet. Väitössaliin väitöspäivänä on hyvä varata lähes yhtä monta kuin arvioit tulemaan kuulemaan tilaisuutta, tyypillisesti 20-30 kappeletta. Lisäksi täytyy tietenkin laskuissa pitää mukana ne kappaleet joita haluat antaa tutkimusryhmän muille jäsenille, kavereille ja sukulaisille.
- Sovi kirjapainon kanssa, missä muodossa käsikirjoitus on parasta toimittaa painoon. Suositeltava B5 tekstiala on 13,5 cm x 21 cm. (Leveys 14-14,5 cm saattaa johtaa vaikeuksiin.) A4-koosta voi hyvin pienentää B5:een.
- Esitarkastajat antavat lausunnon työstä ja esittävät tiedekunnalle väittelyluvan myöntämistä. Yleensä vastaväittäjää ja kustosta esitetään samassa kokouksessa. Allekirjoita esityskaavake omalta osaltasi. Varmista, että esitys menee tiedekuntaneuvoston kokoukseen.
- Selvitä, kuka on vastaväittäjä ja lähetä hänelle käsikirjoitus.
- Selvitä, kuka on kustos.
- Suunnittele väitöksen ajankohtaa. Tällöin on otettava huomioon:
-- kirjapaino
-- riiputusaika (normaalisti 10 kalenteripäivää, ks. alla)
-- pdf-versiota varten HY:n kirjasto tarvitsee väitöskirjatiedoston viimeistään viikkoa ennen riiputusajan alkua; hyvä muistisääntö on 3 viikkoa ennen väitöstilaisuutta
-- vastaväittäjä
-- kustos
-- salivaraus (sovitaan amanuenssi Tom Sundiuksen kanssa, puh. 191 50672, ja ellei hän ole tavattavissa niin hoidetaan asia fysiikan laitoksen toimistossa, puh. 191 50600). Jos väitöstilaisuus on lauantaipäivänä, muista sopia ovien avoimena pidosta vahtimestarin kanssa.
-- karonkkapaikan varaus (ks. erilliset huomautukset)
Edellisten yhteen sovittaminen saattaa osoittautua arvaamattoman hankalaksi.
- Tiedekuntaneuvosto myöntää väittelyluvan kokouksessaan.
- Tiedekunnalta tulee postitse:
1. Todistus väittelyluvan myöntämisestä
2. Väittelijän ilmoitus väitöskirjan arvosanan hyväksymisestä
3. Tiedote "Väitöskirjan julkaiseminen E-thesis-palvelussa" ja lomake "Sopimus julkaisun saattamisesta verkkokäyttöön"
4. Ohje matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan väitöskirjojen jakelusta (versiot A ja B)
5. Hakemus väitöskirja-apurahan saamiseksi
6. Yliopiston tiedotustoimiston tiedote väitöstilaisuudessa noudatettavista muodoista, väittelijän valokuvauksesta ym.
7. Yliopiston tiedotustoimistoon palautettava väitöstietolomake
Nimiösivu (etukantta seuraava sivu) on tärkeä. Huom! Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta = Faculty of Science
Huom! Nämä ohjeet voivat tulla painatuksen kannalta myöhässä.
- Sovi väitöksen ajankohta lopullisesti kustoksen ja vastaväittäjän kanssa.
SOSIAALISET JÄRJESTELYT
- Harkitse karonkkaa ja mahdollista kahvitilaisuutta
-- muotoseikoissa on avuksi esim. Käytöksen kultainen kirja
-- ravintoloista voi pyytää menu- ja hintaehdotuksia
-- mieti, pidätkö perinteisen karonkan, jonka kustannat kokonaan itse. Varaudu siihen, että lasku on 50-100 euroa henkeä kohti. On myös mahdollista, että tarjoat illallisen vain vastaväittäjälle ja kustokselle ja muut vieraat maksavat puolestaan joko
kokonaan tai osittain.
- Sovi ajoissa kustoksen ja vastaväittäjän kanssa pukeutumisesta sekä päivällä että illalla. Jos tarvitset räätäliä tai pukuvuokraamoa, toimi ajoissa.
JOS VASTAVÄITTÄJÄ TULEE ULKOMAILTA ...
- Vastaväittäjän majoituspaikka on varattava ensi tilassa. Yliopiston vierashuoneet Kruununhaassa ovat
edullinen ja laadukas vaihtoehto, mutta yleensä varsin varattuja.
- Väitöstilaisuuden kulkua kuvaava selostus on saatavissa eri kielillä tiedekunnan kansliasta ja löytyy englannin kielellä osoitteesta Examination .
- Vastaväittäjän kanssa on neuvoteltava asusta (pyydettävä tarpeelliset mitat ja otettava yhteyttä pukuvuokraamoon, jos täytyy vuokrata frakki). Varsinkin vanhemmilla eurooppalaisilla yliopistoilla on usein jokin virallinen viitta ja hattu-yhdistelmä
akateemisiin juhlatilaisuuksiin, jolla vastaväittäjä voi korvata frakin. Mikään epävirallinen asu tai pelkästään
juhla-asun osa ei tietenkään kelpaa frakin korvikkeeksi. Ulkomaisen vastaväittäjän ei tule käyttää
suomalaista tohtorinhattua frakin kanssa, ellei hänelle henkilökohtaisesti ole sellaista Suomessa myönnetty
(esim. kunniatohtori Suomessa).
- Väittelijän on hyvä neuvotella esim. kustoksen kanssa siitä, kuka kertoo vastaväittäjälle kuinka kauan väitöstilaisuus yleensä kestää. Tiedekunnassamme väitöstilaisuuden kaikki tarpeelliset vaiheet ennätetään käydä lävitse tavallisesti noin 2 tunnissa.
- Vastaväittäjälle on hyvä selostaa, että Suomessa väitöstilaisuuden tarkoitus on antaa vastaväittäjälle mahdollisuus ja velvollisuus tarkistaa, että väittelijä on itse tehnyt työn. Painatusluvan myöntäminen on ikään kuin tae siitä, että väitöskirja on itse asiassa hyväksytty.
VÄITÖSKIRJAN LOPPUSILAUS
Kirjoita lopullinen versio. Kiinnitä erityistä huomiota abstraktisivuun, josta tulee tiivistelmän lisäksi ilmetä tarkat tiedot julkaisusta (tekijä, otsikko, sarja, ISBN- ja ISSN-numerot, painopaikka ja -vuosi sekä INSPEC-tunnus ja -avainsanat). Tarkista, voitko toimittaa tekstin sähköpostitse kirjapainoon.
- (Vie käsikirjoitus ja kuvat kirjapainoon.) Ota mukaan jokin hiljan samalta laitokselta valmistunut väitöskirja (kansien värin vuoksi).
(Kuviin tulisi olla selvästi merkittynä numero ja sijoitussivu.) Tarkista, että nimilehden teksti on matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan päätöksen mukainen ja että englanninkielinen päiväys ja kellonaika ovat kieliopillisesti oikein. Varaa välilehdelliset kappaleet kustokselle, vastaväittäjä(i)lle ja itsellesi.
- Jonkin ajan kuluttua joudut oikolukemaan kansi- ja nimiölehden (ne ladotaan).
- Koko kirjan pääset tarkistamaan hieman myöhemmin.
- Väitöskirja menee painoon.
TIEDOTUSTOIMISTO, YLIOPISTOLEHTI, TIEDEKUNTA
Varaudu siihen, että joudut kirjoittamaan yhden sivun pituisen suomenkielisen ja suositeltavasti myös ruotsinkielisen selostuksen väitöskirjasta tiedotustoimistoa varten.
Tiedotusvälineille jaettavaksi tuleva suomen- ja ruotsinkielinen selostus väitöskirjasta voi olla yleistajuinen versio, koska se on tarkoitettu "suuren yleisön" luettavaksi.
Muista, että lektiokin pitää kirjoittaa, vaikka mikään virallinen taho ei sitä vaadi, vaan asia riippuu kustoksesta, ohjaavasta professorista jne. (Tämän luonnoksen kirjoittaja ei kuitenkaan koskaan ole ollut sellaista väitöstilaisuutta kuuntelemassa, jossa väittelijä ei olisi pitänyt lectio praecursoriaa.)
Mikäli vastaväittäjä on ulkomailta, on suositeltavaa, että sovit hänen kanssaan etukäteen, aiotko pitää lektion suomeksi.
- Yliopistolehteä ja muita tiedotusvälineitä varten tarvittava valokuva voidaan ottaa yliopiston AV-palveluissa (Fabianinkatu 28). Kuvausaika on tilattava, jotta kuvaaja on varmasti paikalla. Kuvauksessa pitäisi käydä viimeistään jo neljä viikkoa ennen väitöstä. AV-palvelut toimittaa tarvittavat kopiot tiedotustoimistolle.
- Tiedotusyksikkö (Hallintorakennus, 1. krs) tarvitsee viimeistään 3 viikkoa ennen väitöstä -- tiedot väittelijästä ja väitöstilaisuudesta. Katso tietoa
osoitteesta Viestintäosasto
-- selostuksen väitöskirjasta
-- vähintään viisi valokuvaa, mikäli et ole käyttänyt yliopiston kuvapalvelua
Yliopistolehden Tapahtuu-palstalle ehtiäksesi varmistaudu lehden aikataulusta.
- Mallikirja tulee. Vihonviimeinen tarkistus.
- Jatko-opiskelijan tulee ilmoittautua läsnäolevaksi yliopistoon viimeistään 31.8. Ilmoittautumista varten ei tarvitse maksaa mitään maksuja, paitsi jos haluaa kuulua ylioppilaskuntaan. Huomautettakoon, että jatko-opiskelijan on ilmoittauduttava lukuvuosittain! ilmoittautuminen
- Käy ylivahtimestarin luona ja sovi riiputuksen yksityiskohdista. Kirjaa on pidettävä nähtävillä ja saatavissa ennen väitöstä kymmenen (10) kalenteripäivää. Tähän voi anoa poikkeusta dekaanilta. Ehdoton minimiaika on viisi kalenteripäivää ennen väitöspäivää.
- Tiedekunta lähettää väittelyluvan ohessa listan, kenelle väitöskirja tulee lähettää. Omistuskirjoitukset kirjoitetaan erillisille korteille.
- Väitöskirjat tulevat. Toimita vastaväittäjän ja kustoksen kappaleet perille. Sovi yliopistopainossa (kirjapainossa) ylivahtimestarille (Fabianinkatu 33, p. 22336) toimitettavista väitöskirjoista. Yliopiston kirjasto tarvitsee 6 kappaletta.
- Toimita oman laitoksen professorien kappaleet henkilökohtaisesti (vie aikaa, huomaa vastaanottoajat).
- Jos lähetät väitöskirjoja postitse, pyydä kuitti postimaksuista ja kuorista. Voit saada osan painatuskustannuksista takaisin. Muista, että tähän tarvitaan kirjapainolasku tai sen jäljennös.
Tiedekunta toimittaa lomakkeen väitöskirjatuen anomista varten. Tuki on enintään n. 1000 euroa.
Tällöin tarvitset siis kopiot kaikista kuiteistasi! Säästä alkuperäiset verottajalle. Huomioi, että väitöskirjatuki on henkilökohtainen ja voidaan maksaa ainoastaa väittelijälle itselleen.
VÄITÖS
- Varusta oman kirjasi välilehdet muistiinpanoilla.
- Valitse karonkan menu ja sovi tarjoilun yksityiskohdista. Kutsu vieraat (sillä varauksella, että vastaväittäjä on suosiollinen).
- Laadi lektio viimeistään nyt.
- Laadi kiitospuhe karonkkaan. Karonkka järjestetään vastaväittäjän kunniaksi. Muista paikkakortit, jos niitä tarvitaan.
- Väitöspäivä. Ota väitöstilaisuuteen mukaan ainakin n. 20 väitöskirjaa. Huolehdi, että väitössalissa on juotavaa (vettä tai virvoitusjuomia).
- Vanhoihin hyviin tapoihin kuuluu lähettää kukat (miespuolisen) vastaväittäjän elämänkumppanille väitöspäivää seuraavan päivän aamuna (joskaan tämä kaunis ele ei missään nimessä ole pakollinen eikä ehkä mahdollinenkaan esim. ulkomaisen vastaväittäjän ollessa kysymyksessä) !
VÄITÖKSEN JÄLKEEN
- Vastaväittäjän ja kustoksen antamien lausuntojen jälkeen väitöskirja hyväksytään tiedekuntaneuvostossa ja siitä annetaan arvosana (väittelijän hyväksyttyä fysiikan laitoksen toimistossa arvosanaehdotuksen). Todistuksen tohtorin tutkinnosta voi saada tiedekuntaneuvoston kokouksen jälkeen seuraavassa publiikissa (joita pidetään n. kerran kuukaudessa perjantaisin), mikäli on jättänyt todistuspyynnön viimeistään publiikkia edeltävän viikon tiistaina ja on ollut läsnäolevana myös sillä lukukaudella, jolloin todistus myönnetään. Opiskelijan on huolehdittava, että jatkotutkintoon vaadittavat pää- ja sivuaineopinnot on viety opiskelijarekisteriin.
Tohtorit voivat osallistua juhlalliseen promootioon, jossa myönnetään tohtorin arvo ja oikeus käyttää arvomerkkejä (miekka
ja hattu). Promootioita järjestetään 3-4 vuoden välein.